Charles Uijtdehaag, adviseur preventie en ergonoom bij STL, geeft in dit artikel een compact overzicht van de wettelijke richtlijnen bij thuiswerken, de oplossingen daarvoor en de mogelijke vergoedingen. Ook biedt hij medewerkers praktische tips voor veel thuiswerkgenot. ‘Met boerenverstand komen we een heel eind.'

Thuiswerken biedt nadelen en voordelen. Verlies aan controle is zo’n nadeel, waardoor menige werkgever kritisch kijkt naar Het Nieuwe Werken. Werknemers noemen vaak als nadelen: minder contact tussen collega’s (en mogelijk minder binding met de organisatie) en de neiging om langer door te werken dan op kantoor. Daartegenover staan tal van voordelen. Minder files (en dus minder milieubelasting), effectiviteitsverhoging door minder reistijd, minder reiskosten en minder ziekteverzuim door betere regelmogelijkheden werk-privé. Bovendien blijken medewerkers thuis vaak beter in staat om geconcentreerd te werken, al zijn er privé-situaties waarbij dit juist verhinderd wordt, met name door de aanwezigheid van (kleine) kinderen. Technisch is veel mogelijk. Video-bellen, Skypen, Whatsappen, het zorgt ervoor dat fysieke afstanden daadwerkelijk overbrugd worden. Na Server-based Computing (SBC) en Thin Clients is de komst van de digitale Cloud (o.a. Workspace 365) een volgende stap om plaatsonafhankelijk werken beter mogelijk te maken.


Richtlijnen voor thuiswerken

Punt van aandacht bij thuiswerken zijn natuurlijk wel de arbeidsomstandigheden. Die komen in het kort op de volgende richtlijnen neer:
  • Zorgplicht door werkgever voor een veilige en gezonde werkplek bij aangewezen thuiswerken.
  • Werkplek is ingericht volgens ergonomische beginselen (tenzij dit redelijkerwijs niet kan worden gevergd).
  • Voorschriften aan beeldscherm, toetsenbord, hulpmiddelen, meubilair en werkruimte.
Waar in wettelijke context gesproken wordt over beeldschermwerkplek, is een werkplek de plaats waarbij de werknemer gewoonlijk meer dan twee uur beeldschermwerk per etmaal verricht. Dit hoeft dus niet aaneengesloten te zijn, maar mag ook in acht keer een kwartier! Als de werknemer al beschikt over goede ergonomische voorzieningen, hoeft de werkgever deze niet te vervangen.

Een werkgever is niet verplicht om een medewerker thuis te laten werken. De wet Flexibel Werken (2016) geeft medewerkers wel de mogelijkheid om plaatsonafhankelijk werken officieel aan te vragen. De werkgever mag afzien van instemming met het verzoek.


Hoe gaan we om met die richtlijnen?

Met een laptop aan de keukentafel werken is prima om een uurtje te overbruggen, maar als een werknemer meerdere uren thuiswerkt aan een te hoge tafel, kunnen serieuze klachten ontstaan. Plaatsonafhankelijk werken geeft werknemers meer flexibiliteit, en als ze beschikken over een laptop lijkt dat eenvoudig genoeg. Maar een laptop is ongeschikt om langdurig op te werken. Sterker nog, de Arbeidsomstandighedenregeling stelt dat het toetsenbord geen geheel mag vormen met het beeldscherm!

Dit kan weer wel als er enige aanpassingen gedaan worden aan de beeldschermwerkplek. Moet dat altijd met zeer professionele middelen? Voor zeer korte momenten lijkt me dat niet. Laten we vooral veiligheid even boven ergonomie stellen, en aan een aantal simpele (tijdelijke) oplossingen denken. Met boerenverstand en wat houtje-touwtje-aanpassingen komen we een heel eind. Denk daarbij aan:
  • Gebruik van een paar kussens op je stoelzitting om het hoogteverschil met de niet-instelbare keukentafel te overbruggen.
  • Een kratje of ander voorwerp om de voeten weer te laten ondersteunen.
  • Een doos of stapel boeken om je laptop op te zetten, zodat deze wel op ooghoogte komt.
  • Wel een los toetsenbord en losse muis om toch met de armen gunstig te kunnen blijven werken.


Thuiswerken op langere termijn

Op de langere termijn, en bij structureel meer dan twee uur beeldschermwerk per etmaal, zijn aanpassingen van de werkplek verplicht, en gezondheidskundig ook echt noodzakelijk. Voor laptopgebruik geldt dan:
  • Laptop in dockingstation met verbinding naar extern beeldscherm en werken met losse muis en los toetsenbord, óf
  • Laptop verbonden met bijvoorbeeld HDMI-kabel naar extern beeldscherm en werken met losse muis en los toetsenbord, óf
  • Laptop op laptopverhoger met losse muis en los toetsenbord.
Zeker voor medewerkers die niet alleen thuis, maar ook elders een laptop moeten of willen gebruiken, is het aan te raden een specifieke laptopverhoger te kiezen die voldoet aan de criteria: dun, licht, opvouwbaar en dus uitermate geschikt voor vervoer in een laptoptas. Voor een toetsenbord moet dan gedacht worden aan de aanvullende criteria: licht en compact.

Bij structureel plaatsonafhankelijk beeldschermwerk (meer dan twee uur per etmaal), in dit geval vanuit huis, moeten ook het meubilair en de verdere inrichting van de ruimte van dien aard zijn dat ze voldoen aan de richtlijnen voor beeldschermwerkplekken. Dus ja, ook aandacht voor onder meer bureau, bureaustoel, beeldscherm en verlichting.

Zijn we er dan? Nee, nog niet helemaal. De werkgever heeft vanuit de zorgplicht nog een aantal zaken te regelen, te weten:
  • Een risico-inventarisatie & -evaluatie (RI&E) uit (laten) voeren voor de thuiswerkomgeving.
  • Voorlichting en/of instructie verstrekken over de risico’s van beeldschermwerk.


Vergoedingen en voorwaarden

Voor wat betreft vergoedingen, verstrekking of beschikbaarstelling zijn er mogelijkheden met voorwaarden. Een werkgever kan belastingvrij € 1.815 aan zijn werknemer vergoeden voor de inrichting van een werkkamer thuis. Als de werkgever gebruikmaakt van de werkkostenregeling ligt dit anders. Het hoeft dan niet te gaan om een zelfstandige werkruimte, een kamer op zolder is ook prima. De voorwaarden om van de regeling gebruik te mogen maken zijn:
  • Er moet een getekende overeenkomst zijn.
  • De overeenkomst moet worden bewaard bij de loonadministratie.
  • In de overeenkomst staan de naam en het werkadres van de werknemer.
  • In de overeenkomst staat de dag of aantal dagen waarop de werknemer thuis werkt.
  • De vergoeding mag eens per vijf jaar worden betaald.
  • De werknemer werkt tenminste één dag per week thuis tijdens gebruikelijke werktijden.
  • Op de werkplek staan een computer en telefoon (mobiele telefoon mag ook).
  • De inrichting van de werkruimte voldoet aan de Arbo-eisen.
Omdat er enerzijds veel wisselende berichtgeving is en anderzijds nogal wat bepalingen zijn die de Belastingdienst hanteert, adviseer ik om hierover contact op te nemen met de Belastingdienst.
 

Ten slotte

Natuurlijk vergt plaatsonafhankelijk werken ook een andere mindset van werkgevers en leidinggevenden. Vaker de nadruk leggen op meer kwalitatief sturende aandacht richting de medewerker en zijn/haar resultaat (output) en minder op kwantitatief taakinhoudelijke aandacht (input). Dat vraagt een andere stijl van leidinggeven en veel vertrouwen in elkaar. Een meer vrije en minder door procedures en regeltjes ingerichte organisatiestructuur en een daaraan gerelateerde managementstijl zijn van cruciaal belang.

Tips die ik de thuiswerkers (of beter plaatsonafhankelijke werkers) niet wil onthouden:
  • Beweeg (nog) wat vaker als je werkplek niet ideaal is.
  • Overwin je angst voor Skype of video-conference en ga het gewoon doen, zeker nuttig voor diegenen die zich nu plotseling eenzaam gaan voelen.
  • Verander je houding (nog) vaker, mijn motto was al: ‘the best posture is the next posture2, maar nu nog meer!
  • Neem minimaal ieder halfuur iets te drinken. Zet daarbij bij voorkeur niet de kan met water naast je neer, maar ga het halen.
  • Doe telefoongesprekken waarbij je niet direct je beeldscherm nodig hebt eens wat vaker lopend door de kamer.
  • Zet wat vaker de speakerstand van je telefoon aan, zodat je handen vrij zijn (je hebt tenslotte nu niet te maken met collega’s die je daarmee stoort).
  • Plan je dag goed, zodat je niet altijd ‘aan’ staat.
  • Verspreid over de dag je werkzaamheden verrichten is prima, maar ga er niet te lang mee door. Rustig kunnen slapen zonder in je hoofd te blijven malen is ook belangrijk.
Ik wens jullie veel thuiswerkgenot!